Klauzula informacyjna dla użytkowników Portalu Mieszkańca (smpiskorowice.pl)

Wersja 1.0 Pobierz PDF

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy, jak przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe w związku z korzystaniem z Portalu Mieszkańca Spółdzielni Mieszkaniowej w Piskorowicach (dalej: Portal).

1. Administrator danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa w Piskorowicach, Piskorowice 300, 37-300 Leżajsk, KRS 0000023882, NIP 8161001836 (dalej: Spółdzielnia).

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się ze Spółdzielnią:

listownie: na adres siedziby Spółdzielni,
e-mailem: smpiskorowice@gmail.com,
osobiście w siedzibie Spółdzielni.

Spółdzielnia nie wyznaczyła inspektora ochrony danych, ponieważ nie ma takiego obowiązku (art. 37 RODO).

2. Jakie dane przetwarzamy

Kategoria	Zakres danych
Dane konta	imię, nazwisko, login, adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej), numer lokalu, rola w Portalu
Dane o lokalu	numer i powierzchnia lokalu, budynek, udział w nieruchomości, liczba osób zameldowanych i faktycznie zamieszkałych (wraz z historią zmian)
Dane rozliczeniowe	naliczone opłaty, wpłaty, saldo, terminy płatności, zaległości
Odczyty liczników	daty i stany wodomierzy, uwagi do odczytów
Zgłoszenia i korespondencja	treść zgłoszeń awarii i usterek, załączone zdjęcia i pliki, komentarze, wnioski o zmianę liczby mieszkańców
Dane techniczne	adres IP, data i godzina logowania, nieudane próby logowania, informacje o blokadzie konta, logi serwera, identyfikator sesji

Prosimy, aby w zgłoszeniach i na zdjęciach nie umieszczać danych innych osób ani informacji niezwiązanych ze sprawą (np. dotyczących zdrowia).

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel	Podstawa prawna
Założenie i prowadzenie konta w Portalu, umożliwienie logowania	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – świadczenie usługi drogą elektroniczną na rzecz użytkownika; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Spółdzielni w usprawnieniu kontaktu z mieszkańcami
Naliczanie i rozliczanie opłat za używanie lokali, w tym za wodę i ścieki, udostępnianie rozliczeń	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 4 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych oraz ustawą o rachunkowości; art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Przyjmowanie i obsługa zgłoszeń awarii oraz wniosków	art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek utrzymania nieruchomości w należytym stanie; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – sprawna obsługa zgłoszeń
Wysyłanie powiadomień e-mail (przypomnienia o opłatach i odczytach, zmiany statusu zgłoszeń, ogłoszenia)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Spółdzielni w informowaniu mieszkańców
Zapewnienie bezpieczeństwa Portalu (logi, blokada konta po nieudanych logowaniach)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO; art. 32 RODO
Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami	art. 6 ust. 1 lit. f RODO

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które przetwarzają je na zlecenie Spółdzielni, na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO):

dostawca hostingu i serwerów aplikacji – Salesforce, Inc. (usługa Heroku), serwery w Unii Europejskiej,
dostawca przechowywania plików (załączniki do zgłoszeń) – Amazon Web Services EMEA SARL, serwery w Szwecji (region UE),
dostawca wysyłki wiadomości e-mail – Brevo (Sendinblue SAS, Francja).

Dane mogą być udostępnione także organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. sądom, komornikom, organom podatkowym) oraz organom Spółdzielni w zakresie ich kompetencji statutowych (Rada Nadzorcza, lustrator).

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Spółdzielnia przechowuje dane na serwerach w Unii Europejskiej. Część dostawców usług należy do grup z siedzibą w USA, dlatego nie można wykluczyć dostępu do danych z państwa trzeciego. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję (art. 45–46 RODO). Kopię zabezpieczeń można otrzymać, kontaktując się ze Spółdzielnią.

6. Okres przechowywania danych

Dane	Okres
Konto w Portalu	przez okres posiadania tytułu prawnego do lokalu lub korzystania z Portalu; po usunięciu konta – nie dłużej niż 30 dni
Dane rozliczeniowe (opłaty, wpłaty, odczyty)	5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą (art. 74 ustawy o rachunkowości), a w razie sporu – do jego prawomocnego zakończenia i upływu terminu przedawnienia roszczeń
Zgłoszenia awarii i komentarze	3 lata od zamknięcia zgłoszenia
Logi techniczne i dane sesji	do 90 dni

7. Pani/Pana prawa

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
sprostowania danych (art. 16 RODO),
usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych prawem (art. 17 RODO),
ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy (art. 20 RODO),
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Spółdzielni (art. 21 RODO).

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych narusza RODO.

8. Dobrowolność podania danych

Korzystanie z Portalu jest dobrowolne. Dane niezbędne do rozliczeń z tytułu opłat za lokal Spółdzielnia przetwarza niezależnie od Portalu, na podstawie przepisów prawa. Podanie adresu e-mail jest dobrowolne, ale bez niego nie będzie możliwe otrzymywanie powiadomień i odzyskanie dostępu do konta drogą elektroniczną. Niekorzystanie z Portalu nie ogranicza praw członkowskich ani praw do lokalu – wszystkie sprawy można załatwić w siedzibie Spółdzielni.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie służą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania (art. 22 RODO). Opłaty są wyliczane przez system według stawek uchwalonych przez organy Spółdzielni, a ich naliczenie zatwierdza Zarząd.

10. Pliki cookies i usługi zewnętrzne

Portal używa wyłącznie plików cookies niezbędnych do jego działania, dlatego nie wymaga zgody użytkownika (art. 399 ust. 3 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej).

Plik / mechanizm	Cel	Czas przechowywania
Cookie sesyjne Portalu	utrzymanie zalogowania, ochrona formularzy przed atakami (CSRF)	do wylogowania lub zamknięcia przeglądarki
Cookie „Zapamiętaj mnie” (jeśli użytkownik je wybierze)	ponowne logowanie bez podawania hasła	do 2 tygodni
Pamięć przeglądarki (localStorage)	zapamiętanie trybu jasnego/ciemnego	do wyczyszczenia przez użytkownika

Portal nie stosuje narzędzi analitycznych, reklamowych ani śledzących.

Do wyświetlania czcionek, ikon i kalendarza Portal pobiera pliki z serwerów zewnętrznych (cdnjs.cloudflare.com, cdn.jsdelivr.net, rsms.me). Przy pobieraniu tych plików przeglądarka użytkownika przekazuje tym serwerom swój adres IP. Dane pogodowe i wiadomości regionalne Portal pobiera po stronie serwera, bez przekazywania danych użytkowników.

Ustawienia cookies można zmienić w przeglądarce. Zablokowanie cookie sesyjnego uniemożliwi zalogowanie się do Portalu.